Datenschutzerklärung für die Online-Bewerbung
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung:
Steuerkanzlei Dr. Weitl
Hienlohestraße 32a
83624 Otterfing
Telefon: 08024/9975-0
E-Mail:
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie:
Steuerkanzlei Dr. Weitl, Datenschutzbeauftragter
Hienlohestraße 32a
83624 Otterfing
E-Mail:
Liebe Mitarbeiterin, lieber Mitarbeiter,
sehr geehrte Bewerberinnen und Bewerber,
Hiermit informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch unseren Betrieb und die Ihnen nach Datenschutzrecht zustehende Rechte.
Welche Datenkategorien nutzen wir als Arbeitgeber und woher stammen diese?
Zu den verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten gehören insbesondere Ihre Stammdaten (wie Vorname, Nachname, Namenszusätze, Staatsangehörigkeit und Personalnummer) Kontaktdaten (etwa private Anschrift, (Mobil-)Telefonnummer, E-Mail-Adresse), die bei der Nutzung der IT-Systeme anfallenden Protokolldaten und weitere daraus entstehende Daten (z.B. Bewerberinformationen, tätigkeitsbezogene Leistungsdaten bei Leistungszuschlägen etc.) sowie weitere Daten aus dem Beschäftigungsverhältnis (z.B. Gehaltsdaten, Zeiterfassungsdaten, Ort der Beschäftigung oder des Arbeitsplatzes, Arbeitszeiten, Urlaubszeiten, Krankenstände, Karenzzeiten Arbeitsunfähigkeitszeiten, Skill-Daten, ggf. Vorstrafen, Sozialdaten, Bankverbindung, Sozialversicherungsnummer, Rentenversicherungsnummer, Gehaltsdaten sowie die Steueridentifikationsnummer, Schwangerschaft inkl. Benachrichtigung von Aufsichtsbehörden, sowie weitere Daten, die aus dem Bewerbungsverfahren und/oder Arbeitsverhältnis entstehen). Hierunter können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten wie Gesundheitsdaten fallen.
Ihre personenbezogenen Daten werden/wurden in aller Regel direkt bei Ihnen im Rahmen des Einstellungsprozesses (z.B. Bewerbungsunterlagen) zusätzlich durch Sichtungen in sozialen Medien (z.B. google) oder während des Beschäftigungsverhältnisses erhoben. Verarbeitet werden Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen oder durch Informationen/Nachrichten zuleiten.
Zudem werden personenbezogene Daten auch aufgrund gesetzlicher Vorschriften bei anderen Stellen erhoben
Dazu gehören insbesondere anlassbezogene Abfragen von steuerrelevanten Informationen beim zuständigen Finanzamt sowie Informationen über Arbeitsunfähigkeitszeiten bei der jeweiligen Krankenkasse. Daneben können wir Daten von Dritten (z.B. Stellenvermittlung und weiteren erhalten oder erhalten haben).
Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden Daten verarbeitet?
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie weiterer maßgeblicher Gesetze.
In erster Linie dient die Datenverarbeitung der Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses. Eine Reihe Ihrer Daten werden für die Verwaltung, Archivierung und Sicherheit des Systems verarbeitet, wie etwa zur Verwaltung, von Benutzerkennzeichen, die Zuteilung von Hard- und Software an die Systembenutzer sowie für die Sicherheit des Systems. Dies schließt automationsunterstützt erstellte und archivierte Textdokumente (wie z.B. jegliche Form von Korrespondenz) in diesen Angelegenheiten mit ein. Ohne diese Datenverarbeitung ist ein sicherer Betrieb des Systems und damit eine Beschäftigung in unserem Unternehmen nicht möglich.
Die vorrangige Rechtsgrundlage hier ist Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO i.V. m § 26 Abs. 1 BDSG. Daneben können auch tarifvertragliche Regelungen und ggfs. Betriebsvereinbarungen gem. Art. 6 Abs. 1 b) i.V. m. Art 88 Abs. 1 DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 4 BDSG herangezogen werden.
Ihre Daten verarbeiten wir auch, um unsere rechtlichen Pflichten als Arbeitgeber insbesondere im Bereich des Steuer- und Sozialversicherungsrechts erfüllen zu können. Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO i.V. m. § 26 BDSG.
Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten zudem auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO, um berechtigte Interessen von uns oder von Dritten (z.B. Behörden) zu wahren. Dies gilt insbesondere bei der Aufklärung von Straftaten (Rechtsgrundlage § 26 Abs. 1 S. 2 BDSG) oder der Kanzlei zu Zwecken der Betriebssteuerung, der internen Kommunikation und sonstiger Verwaltungszwecke.
Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden, dient dies im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses der Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von rechtlichen Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz (z. B. Angabe von Gesundheitsdaten gegenüber der Krankenkasse, Erfassung der Schwerbehinderung wegen Zusatzurlaub und Ermittlung der Schwerbehindertenabgabe). Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 b) DS-GVO i. V. m. § 26 Abs. 3 BDSG. Zudem kann die Verarbeitung von Gesundheitsdaten für die Beurteilung Ihrer Arbeitsfähigkeit gem. Art. 9 Abs. 2 h) i. V. m. § 22 Abs. 1 b) BDSG erforderlich sein.
Daneben kann die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten auf einer Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 a) DS-GVO i. V. m. § 26 Abs. 2 BDSG beruhen (z. B. betriebliches Gesundheitsmanagement).
Wer bekommt Ihre Daten?
Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Person Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen, gesetzlichen und sonstigen Pflichten benötigen.
Daneben bedienen wir uns zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten zum Teil unterschiedlicher Dienstleister. Dazu zählt z.B. DATEV eG, NLB, Microsoft-Office, unsere steuerberatenden Stellen, Rechtsvertreter.
Eine Reihe von Daten werden zur Erbringung von IT-Help-Desk-Diensten, Cloud-, Home-Office-Diensten, Bewerbungs-Plattformen ggfs. weitere an einen Auftragsverarbeiter weitergegeben.
Darüber hinaus können wir Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger außerhalb des Unternehmens übermitteln, soweit dies zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten als Arbeitgeber erforderlich ist. Dies können z. B. sein:
- Behörden (z. B. Rentenversicherungsträger, berufsständische Versorgungseinrichtungen, Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden, Gerichte)
- Bank des Mitarbeiters (SEPA-Zahlungsträger)
- Steuerberaterkammer München
- Annahmestellen der Krankenkassen
- Versicherungen
- Stellen, um Ansprüche aus der betrieblichen Altersversorgung gewährleisten zu können
- Stellen, um die vermögenwirksamen Leistungen ausbezahlen zu können
- Rechtsvertreter, Gerichte
- Interessenvertreter
- Bundesanstalt für Arbeit
- Zentrum für Familie und Soziales (Elterngeldstelle) sowie ggfs. weitere Stellen
- Drittschuldner im Falle von Lohn- und Gehaltspfändungen
- Insolvenzverwalter im Falle einer Privatinsolvenz
- Dritte, die mit der Abwicklung von Sachleistungen (geldwerte Vorteile etc.) befasst sind
- Bildungs- und Weiterbildungs-, Eventanbieter (Mitarbeiterevents) / ggfs. Hotels
Veröffentlichung beruflicher Kontaktdaten im Intranet (nicht Internet!)
Zur Kontaktaufnahme durch Kollegen werden berufliche Kontaktdaten und Anwesenheit im Intranet veröffentlicht. Dies erfolgt aus unserem berechtigten Interesse an einem reibungslosen Geschäftsablauf. Wenn Sie das aus berücksichtigungswürdigen Gründen nicht wollen, können Sie gegen die Veröffentlichung Widerspruch einlegen.
Datenverarbeitung im Falle von Arbeitsrechtsstreitigkeiten
Kommt es in Bezug auf Bewerbung und/oder während aufrechten Arbeitsverhältnisses oder nach Beendigung zu einer gerichtlichen Auseinandersetzung, werden die für die zweckentsprechende Rechtsverfolgung alle notwendigen Daten an Rechtsvertreter, beteiligte öffentliche Stellen und Gerichte übermittelt.
Verarbeitung freiwilliger Angaben - Einwilligung
Die Angabe Ihres Religionsbekenntnisses erfolgt freiwillig und auf Grundlage Ihrer Einwilligung, wenn Sie entsprechende Rechte in Anspruch nehmen möchten.
Die Angabe der Notfallkontakte erfolgt freiwillig und auf Grundlage Ihrer Einwilligung.
Die Veröffentlichung Ihres Fotos im Intranet (nicht Internet!) erfolgt freiwillig und auf Grundlage Ihrer Einwilligung.
Alle Einwilligungen können unabhängig voneinander jederzeit widerrufen werden. Ein Widerruf hat zur Folge, dass wir Ihre Daten ab diesem Zeitpunkt zu oben genannten Zwecken nicht mehr verarbeiten, und somit die entsprechenden Rechte, Vorteile etc. nicht mehr in Anspruch genommen werden können. Für einen Widerruf wenden Sie sich bitte an: Datenschutzbeauftragter der STK Dr. Weitl, Hienlohestraße 32a, 83624 Otterfing,
E-Mail:
Speicherdauer
Grundsätzlich speichern/archivieren wir Ihre Daten im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten; personenbezogene Daten, die für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, werden gelöscht.
Nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert, solange wir dazu gesetzlich verpflichtet sind. Dies ergibt sich regelmäßig durch rechtliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten, die unter anderem im Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung geregelt sind. Die Speicherfristen betragen danach bis zu zehn Jahre. Außerdem kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen uns geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfrist von drei oder bis zu dreißig Jahren).
Sind Sie verpflichtet, Ihre Daten bereitzustellen?
Im Rahmen Ihrer Beschäftigung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir nicht in der Lage sein, den Arbeitsvertrag mit Ihnen durchzuführen oder aufrecht zu erhalten.
Ihre Rechte
Ihnen stehen grundsätzlich die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, sowie ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu. Dafür wenden Sie sich bitte an uns.
Wenn Sie glauben, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, können Sie sich bei der Datenschutzbehörde beschweren.
Diese Information ist aktuell gültig und hat den Stand November 2024. Eine Aktualisierung ist jederzeit vorbehalten.